首先，要确定好活动时间。
传媒的邀请时间是很讲究的，因为到时会有很多人在场，如果时间不确定好，有些人早来，有些人晚来，到了一定要乱糟糟的。因此，媒体邀请的时间必须精确。在确定好时间点之后，这样媒体记者的心里才会有数，会根据实际情况出发去现场，不会出现迟到的现象。最好是在活动之前提前半个小时，这样既不会太赶，也不会迟到。
其次，确定好媒体邀请的邀请地址。
传媒邀请需要提供详细的活动地址，并且要求非常精确的类型(例如，酒店的几层楼或展位)。它的优点是可以帮助媒体记者直接到会议地点工作，而不用在到达后疯狂地打电话确认最后的地址。为自己省下时间，为媒体记者能留下好印象和尊重。
三是提供一份高质量的新闻通稿。
因为是商业活动，记者朋友不负责撰写稿件，如果网络媒体和纸媒在场，则需要甲方提供新闻通稿。新闻通稿一般2000多字，配三张照片就可以了，同时，还必须注明重要人物的姓名和职务。
四是提供媒体邀请函。
媒介邀请邀请可以采用图片、H5、文字等形式，当然这种方式适合企业自己去做媒介邀请，对于智汇蓝媒等专业媒介邀请平台来说，完全有能力邀请到合适的记者和媒介资源。
五是确定合作媒介。
达到上述条件后，就可以先出您想邀请的媒体类型了，把这些资料交给第三方公司，经过一定的对比，可以大致推算出预算和活动规模。一般而言，当天能够确定好哪些媒体愿意参加活动的，一般提前一周确定媒体资源。
六是媒体邀约对接。
这首先要让记者们了解，最好的办法是记者们一到现场就给记者们一个详细的流程，采访稿也是必须有的。通常情况下，第三方公司会专门派一名人员负责专门接待，负责安排所有邀请出席媒体的磋商工作，活动现场也会有专门场地供媒体记者使用和饮用，媒体记者离开时还会准备一些精美的小礼物。
七是媒体邀请的宣传报道。
在媒体邀请结束、记者返回后，原则上应根据预先准备的新闻稿件在媒体资源之上进行报道，但由于某些媒体的标题或内容字数及其他限制，很可能会对先前的稿件进行修改。

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